(四)建設實用的現(xiàn)代化資料庫。
如今很多企業(yè)的檔案資料利 用網(wǎng)頁的方式進行儲存，那么企業(yè)工作人員就可以隨時檢索需要 的資料，促進信息資料的有效利用。建設一個實用的檔案庫房管理現(xiàn) 代化網(wǎng)站可以獲得很好的經(jīng)濟效益，進而促進檔案管理工作的順利進行。
另外企業(yè)工作人員可以通過檔案庫房登錄網(wǎng)頁界面查詢 當前檔案庫房中資料的情況，包括是否在庫房中以及何時歸還等; 而檔案庫房管理人員可以及時查閱某種資料被何人借走以及當事人借閱記錄等，這樣通過設置查看權限保護個人隱私等。
企業(yè)檔案庫房現(xiàn)代化建設是要將企業(yè)員工與企業(yè)各種資料轉化為電子文檔進行有效地管理與應用,建立完備的檔案資料數(shù)據(jù)庫，這樣有利 于檔案管理工作的順利進行，并且相比依靠紙質文檔保存資料更 有利于進行資料檢索，而且節(jié)約時間與資金。
(五)檔案庫房安裝溫濕度等自動監(jiān)控設備。
企業(yè)為每個工作人員辦理進入檔案庫房的證件，同時安裝相應的檢測設備，這樣只有具備證件的工作人員才可以進入，不但可以減輕檔案庫房管理 人員的工作負擔，還可以記錄相關人員的進入情況。
在檔案庫房 里安裝攝像頭、溫度傳感器以及濕度傳感器等設備，這樣設備通過 無線網(wǎng)實時傳輸?shù)街蛋嗍业谋O(jiān)控屏幕上，這樣檔案庫房管理人員 可以隨時監(jiān)控到庫房中的情況。
同時利用數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)處理各種 傳感器傳輸回來的數(shù)據(jù)，并在數(shù)據(jù)處理程序中設定相關溫度、濕度 等預警值，超出預警值就發(fā)出信號提醒檔案管理人員，這樣工作人員就可以隨時了解到檔案庫房中存在的安全隱患，使其能及時采 取措施，從而實現(xiàn)檔案庫房的自動化管理。
